Se hace por partes. Primero pasas a una herramienta lo que más tiempo os quita, casi siempre la recogida de documentos y los plazos, mientras el resto sigue en Excel. Cuando eso funciona, se trae lo siguiente. Nadie deja de trabajar un solo día y el cambio se nota desde la primera semana.
Por qué el Excel se queda corto
El Excel aguanta bien mientras lo lleva una persona. Cuando lo tocan cinco, empiezan las copias con nombres distintos, las fórmulas rotas y la pregunta de siempre: ¿cuál es la buena?
En una gestoría, además, el Excel no avisa. No sabe que a un cliente le faltan las facturas del trimestre ni que el plazo del modelo vence el viernes. Eso lo sabe alguien del despacho, y depende de que se acuerde.
Por dónde empezar
Por lo que más duele cada mes: perseguir facturas y saber qué plazo vence. Un portal donde cada cliente sube lo suyo y un calendario con avisos quitan la mayoría de las llamadas sin tocar vuestro programa contable.
Lo demás (expedientes, encargos firmados, lectura de facturas con IA) se suma después, sobre la misma base, cuando la primera pieza ya funciona y el equipo se fía de ella.
Qué pasa con los datos
Se importan desde el Excel tal y como están. Mientras dura el cambio, los dos conviven: nada se pierde y siempre puedes volver atrás.
Los datos de tus clientes se quedan en un servidor privado, con copias de seguridad. Si usas IA para leer facturas, es privada: los documentos no entrenan a ningún modelo.
Cuánto tarda y cuánto cuesta
El plazo depende de la pieza por la que empecéis y va en la propuesta. La cuota mensual depende de las piezas: en la página de precios puedes calcular un rango orientativo en un minuto, y la cuota cerrada va en la propuesta, sin compromiso.
Lo que no hace falta
No hace falta cambiar de programa contable ni de forma de trabajar de golpe. Tampoco hace falta que tus clientes instalen nada: entran desde el navegador del móvil o del ordenador.
¿Tu despacho sigue en Excel?
CUÉNTANOS